Bedienungsanleitung

Unter dem Button „Bestellungen" können Sie eine Liste aller bisher erfassten Bestellungen mit deren Status aufrufen.

Mit dem Pulldown "Tabellenspalten" können Sie wählen, welche Angaben angezeigt bzw. ausgeblendet werden. Die Pfeile hinter den Spaltentiteln ermöglichen ein Sortieren der Liste nach den Einträgen in dieser Spalte. Einige Spalten haben ein Eingabefeld, mit dem Sie die Einträge filtern können. Mit dem Filtersymbol zuhinterst können Sie die Filterfunktion zusätzlich aufrufen.

5.1.1  Bestellung ansehen

Schnellzugriff

Durch Klicken auf einen Listeneintrag sehen Sie die wichtigsten Angaben der betreffenden Bestellung inline und können sie  bearbeiten.

Nochmaliges Klicken auf den Listeneintrag schliesst das Inline-Fenster.

Durch Klicken auf den Pfeil neben dem Titel (<) gelangen Sie zurück zur Liste.

5.1.2 Bestellung hinzufügen / bearbeiten

Mit dem Button „+ Bestellung hinzufügen" erstellen Sie eine neue Bestellung. Hier erfassen Sie die Angaben, mit denen Sie im Shop des gewünschten Ersatzteillieferanten eine Bestellung auslösen können.

Titel und Datum setzen

Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und wählen Sie das Erstellungsdatum mit dem Kalenderpicker.

Diese Felder sind Pflichtfelder, damit die Speicherung in bexio überhaupt möglich ist.

Lieferant

Wählen Sie im Feld "Lieferant" einen der Lieferanten, dessen Zugangsdaten Sie unter "Benutzereinstellungen" erfasst haben sowie das Aufwandskonto, mit welchem die Bestellung in bexio verbucht werden soll.

Positionen erfassen

Mit dem Button "+ Positionen hinzufügen" fügen Sie die Produkte hinzu, die Sie bestellen wollen. Es erscheint eine Liste mit den von Ihnen für diesen Lieferanten erfassten Produkten und Ersatzteilen. Mit dem Suchfeld können Sie die Auswahl einschränken.

Sollte ein Produkt fehlen, können Sie dieses direkt mit dem blauen Button "Produkt hinzufügen" neu erfassen. Ein Umweg über das Menü Verwaltung entfällt.

Tragen Sie bei allen in Frage kommenden Produkten die erforderliche Menge am Anfang der Zeile ein. Übernehmen Sie diese dann mit dem Button "+ Ausgewählte Produkte zur Liste hinzufügen" in die Bestellung. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

Speichern

Sichern Sie die Bestellung mit dem Button "Änderungen speichern", womit sie mit Status "offen" in die Liste der Bestellungen aufgenommen wird, oder wählen Sie "Abbrechen".

5.1.3  Bestellung abschicken

Durch Anklicken des Buttons "Änderungen speichern und bestellen" wird die Bestellung über die Schnittstelle an den Lieferanten übermittelt, und der Status wechselt auf "bestellt".

Bestellungen können Sie auch direkt in einem Angebot / Auftrag erfassen und abschicken.

5.1.4  Lieferung erfassen / abgleichen

Nachdem die bestellten Artikel geliefert wurden, öffnen Sie die Bestellung erneut und setzen bei allen korrekt gelieferten Positionen einen Haken in der Checkbox am Anfang der Zeile. Durch Anklicken des Buttons "Änderungen speichern" wechselt der Status auf "geliefert" oder "teilweise geliefert", je nachdem ob Sie alle oder nur einige Checkboxen angewählt haben. Was nicht angewählt wurde, wird eventuell später geliefert, oder Sie senden die Artikel zurück.

5.1.5  Lieferantenrechnung erstellen

Durch Anklicken des Buttons „Lieferantenrechnung erstellen" wird im Hintergrund eine Lieferantenrechnung in bexio erzeugt (Entwurfsmodus). Diese können Sie dort nach Bedarf bearbeiten, auf „offen" setzen, bezahlen und verbuchen.