Bedienungsanleitung

7 Modul Verkaufsdokumente

7.2  Aufträge

Hier gelangen Sie zur Liste aller bisher erfassten Aufträge und sehen deren Status.

Mit dem Pulldown "Tabellenspalten" können Sie wählen, welche Angaben angezeigt bzw. ausgeblendet werden. Die Pfeile hinter den Spaltentiteln ermöglichen ein Sortieren der Liste nach den Einträgen in dieser Spalte. Einige Spalten haben ein Eingabefeld, mit dem Sie die Einträge filtern können. Mit dem Filtersymbol zuhinterst können Sie die Filterfunktion zusätzlich aufrufen.

  

7.2.1  Auftrag ansehen

Schnellzugriff

Durch Klicken auf einen Listeneintrag sehen Sie die wichtigsten Angaben des betreffenden Auftrags inline und können sie  bearbeiten.

Nochmaliges Klicken auf den Listeneintrag schliesst das Inline-Fenster.

 

Detailansicht

Durch Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnen Sie den betreffenden Auftrag und können ihn bearbeiten.

Durch Klicken auf den Pfeil neben dem Titel (<) gelangen Sie zurück zur Liste.

 

7.2.2  Auftrag hinzufügen / bearbeiten

Mit dem Button "+ Auftrag hinzufügen" fügen Sie einen neuen Auftrag hinzu.

Für diese Funktion gibt es ausserdem in der Kopfzeile den Button "+ Neuer Auftrag" als Schnellzugriff.

 

Titel und Datum setzen

Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und wählen Sie das Erstellungsdatum mit dem Kalenderpicker.

Diese Felder sind Pflichtfelder, damit die Speicherung in bexio überhaupt möglich ist.

 

Mitarbeiter zuordnen

Ordnen Sie den Auftrag einem Ihrer Mitarbeiter zu, die Sie zuvor im Menü Verwaltung erfasst und mit der Checkbox "Planbar" versehen haben.

 

Kunde wählen

Geben Sie im Suchfeld Teile des Namens ein und wählen Sie aus der Liste den passenden Kunden. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, umso besser werden die Ergebnisse.

Sie können nur bereits erfasste Kunden suchen. Eine direkte Namenseingabe ist nicht möglich.

 

Fahrzeug wählen

Klicken Sie in das Feld "Fahrzeuge" und wählen Sie das passende Fahrzeug. In der Liste erscheinen nur Fahrzeuge, die Sie dem Kunden bereits zugeordnet haben.

 

Ersatzfahrzeug wählen

Klicken Sie in das Feld "Fahrzeuge" und wählen Sie das passende Fahrzeug. In der Liste erscheinen nur Fahrzeuge, die Sie als Ersatz- / Mietfahrzeug definiert haben.

Es erscheinen zusätzliche Felder, in denen Sie Angaben erfassen, die Sie in den Auftrag aufnehmen können. Mit der Checkbox können Sie entscheiden, ob die Angaben als Position im Auftrag erscheinen sollen.

Für ein reserviertes oder vermietetes Ersatz- / Mietfahrzeug wird in der Kalenderansicht ein eigener Termin unabhängig vom Auftrag angelegt.

 

Positionen erfassen

Mit dem Button "+ Positionen hinzufügen" fügen Sie Service- und Reparaturarbeiten, Produkte oder Servicelisten aus den im Menü Verwaltung erfassten Angaben ein. Alternativ können Sie Standard-, Sammel- oder Textpositionen und Rabatt wie in bexio gewohnt hinzufügen.

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den gewünschte Typ.

a) Service- und Reparaturarbeiten-Position

Es erscheint eine Liste mit allen von Ihnen erfassten Service- und Reparaturarbeiten. Mit dem Suchfeld können Sie die Auswahl einschränken.

Sollte eine Arbeit fehlen, können Sie diese direkt mit dem blauen Button „Service- und Reparaturarbeit hinzufügen" neu erfassen. Ein Umweg über das Menü Verwaltung entfällt.

Wählen Sie alle in Frage kommenden Arbeiten durch Anklicken der Checkbox am Anfang der Zeile. Übernehmen Sie diese dann mit dem Button "+ Ausgewählte Service- und Reparaturarbeiten zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

b) Produktposition

Es erscheint eine Liste mit allen von Ihnen erfassten Produkten und Ersatzteilen. Mit dem Suchfeld können Sie die Auswahl einschränken.

Sollte ein Produkt fehlen, können Sie dieses direkt mit dem blauen Button "Produkt hinzufügen" neu erfassen. Ein Umweg über das Menü Verwaltung entfällt.

Tragen Sie bei allen in Frage kommenden Produkten die erforderliche Menge am Anfang der Zeile ein. Übernehmen Sie diese dann mit dem Button "+ Ausgewählte Produkte zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

c) Servicelistenposition

Es erscheint eine Liste mit allen von Ihnen erfassten Servicelisten. Mit dem Suchfeld können Sie die Auswahl einschränken.

Wählen Sie alle in Frage kommenden Servicelisten durch Anklicken der Checkbox am Anfang der Zeile. Übernehmen Sie diese dann mit dem Button "+ Ausgewählte Servicelisten zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

d) Standardposition

Es erscheint eine Eingabemaske analog zu bexio. Tragen Sie die erforderlichen Angaben in die Felder ein. Übernehmen Sie die Position dann mit dem Button "+ Standardposition zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen. 

e) Sammelposition

Es erscheint eine Eingabemaske analog zu bexio. Tragen Sie die Beschreibung der Sammelposition in das Feld ein. Übernehmen Sie diese dann mit dem Button "+ Sammelposition zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

Die Inhalte der Sammelposition erfassen Sie, indem Sie Arbeits- Produkt- oder Standardpositionen per Drag&Drop in die Sammelposition ziehen.

f) Textposition

Es erscheint eine Eingabemaske analog zu bexio. Tragen Sie den gewünschten Text in das Feld ein. Übernehmen Sie diese dann mit dem Button "+ Textposition zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

g) Rabatt

Es erscheint eine Eingabemaske analog zu bexio. Tragen Sie eine Beschreibung und die Höhe des Rabatts in die Felder ein. Sie können zwischen einem Prozentsatz und einem fixen Betrag wählen. Falls gewünscht, können Sie einen internen Kommentar erfassen, der nicht auf dem Kundendokument erscheint.

Übernehmen Sie den Rabatt dann mit dem Button "+ Rabatt zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

Beachten Sie: Dieser Rabatt gilt für alle Positionen dieses Auftrags und wird am Ende ausgewiesen. Sie können aber auch gezielt einzelne Positionen mit Rabatt versehen. 

 

Positionen mit HaynesPro-Daten erfassen

Mit dem Button "+ Von HaynesPro hinzufügen" haben Sie Zugriff auf die von HaynesPro zur Verfügung gestellten Daten. Diese Daten können aus rechtlichen Gründen nur im entsprechenden Dokument verwendet und nicht in den Listen unter Verwaltung gespeichert werden.

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Arbeitswerte oder Servicelisten für den gewünschte Fahrzeugtyp.

a) Fahrzeug bestimmen

Wenn Sie für das gewählte Fahrzeug eine VIN und/oder eine Typenscheinnummer erfasst haben, wird diese hier angezeigt, und die Suche wird nur Ergebnisse für dieses Fahrzeug liefern. Andernfalls oder zusätzlich können Sie auch nach Marke, Model oder Bezeichnung suchen.

Wählen Sie aus der Liste der aufgeführten Fahrzeuge das Zutreffende, indem Sie am Ende der Zeile auf den Pfeil klicken. Bei Bedarf können Sie die Suchergebnisse weiter einschränken.

b) Arbeitswerte für Service- und Reparaturarbeiten hinzufügen

Wählen Sie in der angezeigten Liste die zutreffende Kategorie und Unterkategorie aus. Klicken Sie dann bei allen gewünschten Positionen in das Kästchen, um sie zu aktivieren. Bei Bedarf können Sie im Suchfeld die angezeigten Positionen einschränken. Sie können Positionen aus mehreren Kategorien anwählen.

Übernehmen Sie die Auswahl dann mit dem Button "+ Ausgewählte Service- und Reparaturarbeiten zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

c) Servicelisten hinzufügen

Wählen Sie in der angezeigten Liste die zutreffende Kategorie aus. Klicken Sie dann bei allen gewünschten Positionen in das Kästchen, um sie zu aktivieren.

Übernehmen Sie die Auswahl dann mit dem Button "+ Ausgewählte Servicelisten zur Liste hinzufügen" in den Auftrag. Sie können den Vorgang jederzeit auch abbrechen.

  

Bestellung beim Lieferanten

Benötigte Ersatzteile und/oder zusätzliches Material können Sie direkt aus der Applikation im Online-Shop des Ersatzteillieferanten Ihrer Wahl bestellen. Dazu müssen Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Shop-Account bei den Einstellungen rechts oben hinterlegt haben, und es darf kein PopUp-Blocker aktiv sein.

Klicken Sie auf den Button "+ Lieferant" und wählen Sie im Dropdown-Menü Ihren Ersatzteillieferanten.

a) Bestellung im Shop

Es öffnet sich ein neues Fenster, und Sie werden automatisch mit den hinterlegten Zugangsdaten angemeldet, so dass Sie sofort mit der Bestellung beginnen können.

Wenn Sie für das gewählte Fahrzeug eine VIN und/oder eine Typenscheinnummer erfasst haben, wird diese über die Schnittstelle übermittelt. Die Suche zeigt dann nur Ersatzteile, die für das betreffende Fahrzeug verwendet werden können.

Wählen Sie die gewünschten Ersatzteile wie gewohnt (je nach Shop unterschiedliches Vorgehen) und schliessen Sie die Bestellung ab. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, schliesst sich das Shop-Fenster wieder, und Sie gelangen zurück zu Ihrem Auftrag.

b) Verwendung der bestellten Artikel

Vor dem grau hinterlegten Auftrag sehen Sie in einem PopUp alle soeben bestellten Artikel. Sie können jene anwählen, die Sie im Auftrag verwenden wollen und sie als "Positionen hinzufügen".

Nicht angewählte Artikel werden in Ihre Liste der Produkte und Ersatzteile aufgenommen, und gleichzeitig als Produkte in Ihr bexio geschrieben. Dasselbe gilt auch, wenn Sie keinen Artikel anwählen und das PopUp mit "Abbrechen" verlassen.

Diese Artikel können Sie auch später noch wie unter 7.2.2 beschrieben zum Auftrag hinzufügen.

c) Lieferantenrechnung generieren

Die soeben getätigte Bestellung wird mit Status "bestellt" auch ins Modul "Einkauf" geschrieben, wo Sie die Lieferung kontrollieren und eine Lieferantenrechnung generieren können. Das Vorgehen wird im Modul "Einkauf" genauer beschrieben.

d) Nicht angebundene Lieferanten

Artikel, die Sie bei Lieferanten bestellen, die nicht über eine Schnittstelle angebunden sind, müssen Sie manuell als Produkt erfassen (direkt im Auftrag oder unter Verwaltung) und diese so dem Auftrag hinzufügen.

 

Bilder und Dokumente hochladen

Mit dem Button "Hochladen" können Sie Bilder und Dokumente hinzufügen. Das genaue Vorgehen wird hier beschrieben.

 

Korrekturen vornehmen

Bereits erfasste Positionen können Sie jederzeit mit den Buttons am Ende der Zeile löschen oder bearbeiten.

 

Speichern

Speichern Sie den Auftrag mit dem Button "Änderungen speichern".

Damit wird gleichzeitig der Arbeitsrapport generiert, der in der Liste aller Aufträge mit dem Symbol "Arbeitsrapport erstellen" am Ende der Zeile aufgerufen werden kann.

 

7.2.3  Auftrag ausführen

Status ändern

Wenn Sie den Auftrag speichern, erhält er den Status „Offen", und in der obersten Zeile erscheint zuvorderst ein zusätzliches Feld „Status".

Dort können Sie den Eintrag „In Bearbeitung" wählen und ganz unten die „Änderungen speichern". Damit kommen Sie zurück zur Liste aller Aufträge.

 

Arbeitsrapport

Mit dem Arbeitsrapport können Sie einerseits Ihrem Mitarbeiter Informationen zum Reparaturauftrag übergeben, und andererseits kann dieser nach erfolgter Arbeit seine Tätigkeit rapportieren. Mit diesen Angaben können Sie dann die Rechnung erstellen.

a) Informationen zum Reparaturauftrag

Das Dokument enthält nebst den Informationen zum Fahrzeug, zum Kunden und zum Mitarbeiter alle im Auftrag erfassten Arbeiten mit den vorgesehenen Arbeitswerten, alle im Auftrag erfassten Produkte und Ersatzteile sowie die von Ihnen hinzugefügten internen Kommentare.

b) Rückmeldung des Mitarbeiters

Ihr Mitarbeiter kann bei jeder Position einfach ankreuzen, was er erledigt hat, die effektiv benötigte Zeit eintragen und allenfalls Bemerkungen ergänzen. Er kann vorgängig nicht geplante Teile, Verbrauchsmaterial, Flüssigkeiten sowie weitere Bemerkungen notieren.

 

Auftrag ergänzen

Die zurückgemeldeten Arbeitswerte und ausgeführten Tätigkeiten können Sie jetzt im Auftrag nacherfassen. Wenn Ihr Mitarbeiter zusätzliche Teile, Verbrauchsmaterial oder Flüssigkeiten eingetragen hat, können Sie diese als weitere Positionen in den Auftrag nacherfassen. Dazu müssen Sie den Status von "In Bearbeitung" zurück auf "Offen" setzen. Das machen Sie durch Klick in die Statusleiste ganz zuoberst. Dann gehen Sie wie unter "Positionen erfassen" beschrieben vor. Am Schluss wechseln Sie wieder in den Status "In Bearbeitung".

 

Fakturierung vorbereiten

Nebst dem Button "Änderungen speichern" gibt es jetzt auch den Button "Speichern und weiter". Mit diesem bringen Sie den Auftrag in den Status "Fakturierung".

Sie können jetzt bei jeder Position entscheiden, ob diese in die Rechnung übernommen werden soll oder nicht. Voreingestellt sind alle Kästchen aktiviert.

Bei Arbeitswerten können Sie ausserdem entscheiden, ob die vorgegebene, geschätzte Zeit oder die effektiv benötigte Zeit verrechnet werden soll.

 

7.2.4  Rechnung erstellen

Durch Anklicken des Buttons "Rechnung erstellen" wird eine Kundenrechnung in bexio erzeugt (Entwurfsmodus).

Diese können Sie dort nach Bedarf bearbeiten, ausdrucken oder per Mail versenden sowie eingehende Zahlungen verbuchen.

Diese Rechnung wird auch in BetterWorking angezeigt, und der Status ändert sich auf "Erledigt".

Ab jetzt können Sie im Auftrag nichts mehr ändern, obwohl Sie immer noch jeden Status aufrufen und ansehen können. Auch wenn Sie in bexio etwas an der Rechnung ändern, wird der Auftrag nicht mehr verändert – auch nicht am Auftrag in bexio.